Göra avdrag på lönen?

För arbetsgivare uppkommer då och då situationen att man har en fordran på en anställd. Det kan till exempel röra sig om felaktigt utbetald lön, att en anställd har lånat pengar av sin arbetsgivare eller att arbetstagaren är skyldig att ersätta egendom som har försvunnit eller skadats. Det som då kan ligga nära till hands för arbetsgivaren är att helt enkelt kvitta fordran genom att dra av motsvarande belopp från den anställdes lön. En sådan kvittning får dock bara ske under vissa förutsättningar. Eftersom en felaktig kvittning kan innebära att arbetsgivaren riskerar att bli skadeståndsskyldig så är det mycket viktigt att kontrollera om det verkligen finns förutsättningar för kvittning.

Som huvudregel får kvittning mot lön endast ske om den anställde lämnat sitt medgivande därtill, vilket alltså innebär att den anställde har samtyckt till att kvittning får ske. Ett sådant medgivande är det säkrast att som arbetsgivare få skriftligen från den anställde. Det är också viktigt att komma ihåg att en anställd som har medgett kvittning när som helst kan återkalla sitt medgivande. Om den anställde tar tillbaka sitt medgivande innan dess att lönen har förfallit till betalning, eller om den anställde aldrig lämnat något medgivande, så får kvittning endast ske i vissa speciella fall, vilka brukar benämnas som tvungen kvittning.

För att s.k. tvungen kvittning ska kunna äga rum måste vissa förutsättningar vara uppfyllda. Till att börja med måste det röra sig om en klar och förfallen motfordran, vilket enkelt uttryckt innebär att det inte får vara tvistigt att arbetsgivaren har ett anspråk på den anställde samt att fordran har förfallit till betalning. En fordran som har bestridits av den anställde, eller en fordran som ska betalas i framtiden, kan alltså inte kvittas. Arbetsgivarens fordran måste dessutom ha uppkommit i samband med anställningen och antingen ha sin grund i avtal, där det framgår att fordran får kvittas mot lönen, eller så ska fordran avse ersättning för skada som den anställde vållat uppsåtligen i tjänsten. En mer långtgående rätt för arbetsgivare att få företa tvungen kvittning kan också regleras i kollektivavtal.

Vad gäller fordran genom avtal som ger rätt till tvungen kvittning, och som har samband med anställning, kan som ett illustrerande exempel nämnas att en arbetsgivare hyr ut en bostad till sin anställde. Kvittning kan då ske mot hyresfordran, under förutsättning att bostaden har tillhandahållits till den anställde på grund av anställningen. Om bostaden hade hyrts ut till personen i fråga även om denne inte hade varit anställd så föreligger inte ett samband med anställningen, och tvungen kvittning kan då inte bli aktuellt. Avgifter för måltider på arbetsplatsen är ett annat exempel på fordringar som arbetsgivaren har rätt att kvitta mot den anställdes lön. Om en anställd har fått köpa varor på kredit av arbetsgivaren, eller om arbetsgivaren har lånat ut pengar till den anställde, kan motfordran i sådana fall också medge rätt till tvungen kvittning, så länge krediten eller lånet ges med anledning av anställningsförhållandet. Om den anställde får handla på samma villkor som övriga kunder så kan det knappast anses finnas något samband med anställningen, men om den anställde får personalrabatt eller andra förmånliga villkor, kan avtalet eventuellt anses ha samband med anställningen.

Tvungen kvittning får som nämnts även ske för ersättning av skada som den anställde vållat uppsåtligen i tjänsten. I fall där den anställde har stulit eller förskingrat från sin arbetsgivare föreligger till exempel rätt till kvittning. Även i fall då en anställd uppsåtligen har vållat en utomstående skada i samband med anställningen, och arbetsgivaren har fått ersätta den skadedrabbade för uppkommen skada, kan arbetsgivaren ha rätt att kvitta. Om arbetsgivaren av misstag har betalat ut för mycket i lön kan kvittning göras, om den anställde sedan medvetet har tillgodogjort sig lönen istället för att meddela arbetsgivaren att ett misstag har gjorts.

Om arbetsgivaren har möjlighet att kvitta sin motfordran mot lön så äger arbetsgivaren endast rätt att kvitta ett visst belopp. Kvittning får nämligen enbart ske mot en sådan del av lönen som uppenbart överstiger vad den anställde behöver till sin och sin familjs försörjning. För en anställd med låg lön kan det därför i praktiken vara svårt att kunna företa kvittning. En arbetsgivare som vill kvitta måste därför alltid kontakta Kronofogdemyndigheten för att få fastställt det belopp som kan dras från lönen.

Det här var en kort redogörelse för arbetsgivares kvittningsrätt. Regelverket är inte helt enkelt och i praktiken kan det vara svårt att avgöra om rätt till kvittning verkligen föreligger – har man som arbetsgivare t.ex. verkligen bevis för att avtal om kvittning ingåtts eller att den anställde verkligen vållat en skada uppsåtligen? Anledningen till att detta område är så reglerat beror på att man inom svensk rätt värnar om rätten för den anställde att få utbetalt sin intjänade lön. En arbetsgivare som kvittar mot lön i strid med den lagstiftning som finns riskerar bli skadeståndsskyldig gentemot den anställde. Det är därför alltid tryggast att kontakta oss innan en kvittning vidtas för att få hjälp med en bedömning i det enskilda fallet.

LL.M. Maria Sigurdardottir